ReadSoft effekten hos: Magasin Du Nord
Proces: Faktura håndtering
Segment: Detail
Land: Danmark
Magasin du Nord er et stilfuldt dansk stormagasin, der tilbyder modevarer, moderne design, parfume, mad & vin og meget mere i deres seks afdelinger rundt om i Danmark. Magasin, hvis historie strækker sig helt tilbage til 1868, har i dag omkring 1.700 ansatte og byder hver uge mere end 40.000 kunder velkommen.
Problemet
Som de fleste firmaer involveret i detailhandel modtager Magasin en meget stor mængde indkommende fakturaer. Hvert år ankommer næsten 400.000 til Magasins hovedkontor i København. Tidligere blev papirfakturaer sendt rundt til godkendelse i en fuldstændig manuel proces, hvilket krævede mange ressourcer og meget personale. Det tog lang tid at behandle hver enkelt faktura - i gennemsnit tog det cirka 14 dage.
Løsningen
Situationen var blevet besværlig, så Magasin satte sig for at finde en løsning, der kunne automatisere processen. IT manager Søren Andersen forklarer: "Vi begyndte at spørge rundt omkring og sammenligne forskellige løsninger, og vi fandt hurtigt ud af, at ReadSoft har den bedste løsning på markedet. Det var ikke det billigste valg, men vi indså at løsningen var uovertruffen når det kom til ydelse og stabilitet."
Som konsekvens påbegyndte Magasin et implementerings-projekt, der blev udført i løbet af sommeren 2007, og kun få uger senere var de i produktion. Med ReadSoft INVOICES kan Magasin scanne deres modtagne fakturaer og automatisk udtrække information fra dem. Informationen fra fakturaer bliver automatisk sammenlignet med data i Magasins finanssystem Axapta. Hvis al information er korrekt, kan en faktura gøres klar til betaling helt automatisk. Hvis der findes uoverensstemmelser, sendes fakturaen til manuel behandling og godkendelse.
Fordelene
"Resultaterne har været helt utrolige," siger Søren Andersen. "Selvom vi ikke har udført præcise beregninger på besparelser i tid og penge, så klares alt nemmere og hurtigere end før. Faktisk kan fakturaer, som det tidligere tog 14 dage at behandle, nu behandles næsten øjeblikkeligt."
Det næste skridt for Magasin er at begynde at behandle modtagne bestillinger gennem ReadSofts software, hvilket vil medføre yderligere et løft for de interne processer. "Softwaren virker faktisk," konkluderer IT manager Søren Andersen. "Der er mange software-leverandører, der påstår at deres software løser alle mulige problemer, men når man faktisk kigger på funktionaliteten og stabiliteten, så er det sjældent så nemt som det ser ud. Med ReadSoft fik vi dog virkelig et system, der medfører stor effektivitet for forretningen."