Brugervenligt og let at implementere

ReadSoft effekten hos: Jensens Bøfhus
Proces: Faktura behandling
Segment: Restaurant / Food
Land: Danmark

Kan man på 4 uger indføre et system, som sparer tid, penge og frigiver ressourcer til andre vigtige opgaver som analyser og opfølgning? Spørger du Jensens Bøfhus - så bliver svaret ja. Ved at vælge fakturahåndteringsløsningen Baltzar Business Arena kombineret med ReadSoft INVOICES, og implementering fra Share IT Solutions var systemet i produktion 4 uger efter at aftalen blev indgået. Derudover er brugerne på de 41 restauranter i Danmark, Sverige og Tyskland yderst tilfredse med løsningen.

Jensens Bøfhus er en dansk restaurantkæde, som er ekspanderet til flere lande. For at blive endnu bedre og mere effektive valgte man at ændre rutinerne for håndtering af leverandørfakturaer.

Thomas Meyer-Iversen er økonomichef hos Jensens Bøfhus:
“Med Baltzar kan vi frigøre ressourcer og samtidigt sikre, at fakturaer godkendes efter gældende regler, i rette tid og af rette personer. Vi får samtidigt bedre overblik over de fakturaer, som er på vej igennem organisationen.”

Begrænset tid til administrative opgaver stiller høje krav

For Jensens Bøfhus var det specielt vigtigt at indføre et brugervenligt system med baggrund i, at personalet i de 3 lande anvender IT i begrænset omfang.

“Kravet var, at systemet skulle være utroligt enkelt at betjene for at det kunne accepteres i vor organisation. Så brugervenligheden var hovedårsagen til, at vi valgte Baltzar. Derudover har Baltzar præcis den funktionalitet, som vi behøver. Vi kan for eksempel oprette de godkendelsesprocesser vi ønsker og tilpasse beløbsgrænser på en nem måde. Det er også enkelt at genfinde arkiverede fakturaer.”

Indkøbsordrematch på linieniveau frigiver tid

I stedet for at personalet i økonomiafdelingen afsætter tid til rutinearbejde kan man nu analysere data. Samtidigt frigives der mere tid til at støtte driftsorganisationen og afslutte regnskaber hurtigere og i bedre kvalitet grundet større overblik over fakturamængden.

“Indkøbsordrematchningen letter os meget. Vi har jo 39 restauranter i 3 lande idag og totalt har vi 35.000 fakturaer i proces vedrørende vareindkøb, omkostningsfakturaer og administration. Med automatisk indkøbsordrematch på linieniveau sparer vi en del tid,” siger Thomas Meyer-Iversen.

Baltzar Contract sparer endnu mere tid

Yderligere tid forventer Jensens Bøfhus at spare med Baltzar Contract som implementeres i disse dage. På denne måde skal for eksempel huslejeaftalen med udlejeren godkendes i systemet – en gang. Derefter foretages behandling af fakturaer og betaling automatisk under hele aftaleperioden.

Samtidig får vi rapporter over indgåede aftaler, økonomiske bindinger og varsel til de aftaleansvarlige, når aftalen nærmer sig udløb.

“Alt som forenkler er godt. Baltzar Invoice og Contract giver en god helhedsløsning, som derudover er fuldt integreret til vort økonomisystem Navision.”

Hurtig og smidig implementering

Thomas Meyer-Iversen fremhæver også den hurtige implementering:
“Share IT Solutions startede forløbet med en workshop, hvor man fremlagde anbefalinger til løsningen og en model for, hvorledes vi skulle arbejde i Baltzar. Det var bedre end andre løsninger, vi har set på. Og at Baltzar kunne indføres på 4 uger og til en fast aftalt pris var meget tilfredsstillende. Hele processen har været yderst smidig, og vi regner med, at installationen er tilbagebetalt indenfor et år.”

Lars E. Jørgensen, Share IT Solutions A/S havde ansvaret for aftalen:
“Jensens Bøfhus har ageret meget professionelt. At vi lykkedes med at implementere Baltzar på kun 4 uger, skyldes for en stor del, at kunden havde mulighed for at afsætte den nødvendige tid og de nødvendige ressourcer til at definere de roller og de processer, som vi i fællesskab fik defineret. Det er et vellykket projekt for Jensens Bøfhus – og vi forventer, at de kommer til at spare tid og penge med de nye arbejdsrutiner.”