Effektivisering af faktura workflow som led i LEAN proces

ReadSoft effekten hos: VOLA A/S
Proces: Faktura behandling
Segment: Producent
Land: Danmark

Den danske armaturvirksomhed VOLA A/S er speciel i mange henseender: Produkternes basisdesign, tegnet af Arne Jacobsen, har holdt sig uændret i over 40 år. Endvidere produceres der udelukkende på fabrikken i Horsens, idet det er en vigtig del af virksomhedens identitet, at dygtige og selvstændige medarbejdere bidrager med løbende forbedringer.

Fra 41,2 dage til 28 minutter!

Men produktion i Danmark stiller ekstreme krav til fokus på omkostningssiden og løbende effektiviseringer. Derfor begyndte VOLA A/S i 2003 en LEAN ”rejse”, som skulle optimere i alle led. I produktionen blev der vendt op og ned på tingene, og det første resultat var en øjenåbner for alle implicerede: Gennemløbstiden for et armatur blev af den nye LEAN produktionslinie reduceret fra 41,2 dage til 28 minutter!

I 2009 var turen kommet til faktureringen, hvor der også var store ”LEAN potentialer”. Det manuelle arbejde med papirfakturaer var tidkrævende, og godkendelsesprocessen lod en hel del tilbage at ønske.

”Ved at effektivisere vores administrative processer kan vi sikre, at ressourcer frigives til værdiskabende aktiviteter, så vi kan bevare vores industriarbejdspladser i Danmark,” siger økonomidirektør / CFO Johannes Aa. Saugbjerg, VOLA A/S.

Al administrativ styring er bibeholdt i Danmark

Systemvalget faldt på workflow-løsningen FakturaWorkFlow fra Bredana Systemudvikling A/S og INVOICES fra ReadSoft. Alle fakturaer, som modtages i hovedsædet i Horsens indscannes ved hjælp af ReadSoft, mens fakturaer i de syv europæiske salgsselskaber indscannes lokalt til en mailadresse.

I hovedsædet i Horsens hentes de direkte ind i ReadSoft som PDF- eller Tiff filer. Al administrativ styring er således bibeholdt i Danmark.

De data, som INVOICES har afløftet fra fakturaen, er nu klar til brug i Dynamics AX, og de vises på skærmen sammen med et billede af papirfakturaen, så man kan se teksten.

”Vi har været meget tilfredse med samarbejdet med Bredana Systemudvikling, som har implementeret INVOICES og reageret hurtigt på vores forespørgsler om løsningen,” siger Controller Lillian Jensen, VOLA A/S.

Et system som lever op til LEAN

Med FakturaWorkFlow og INVOICES til at styre hele indscannings-, registrings-, godkendelses- og arkiveringsprocessen har VOLA A/S totalt set fået et system, som lever op til LEAN:

• Fakturaer bliver registreret i Dynamics AX, så snart de ankommer til VOLA
• Løbende indscanning sikrer, at der ikke længere kommer en bunke af fakturaer på én gang fra datterselskaberne.
• Automatisk match af fakturaer med indkøbsordrer sikrer, at man alene bruger tid på beløb, der ikke matcher
• Konstant overblik over, hvor langt fakturaen er kommet i processen, og hvilken medarbejder der har den
• Automatisk videreforsendelse af fakturaen i godkendelseshierarkiet
• Meget hurtigere og mere fleksibelt godkendelsesflow - blandt andet kan man godkende fra hjemmearbejdspladsen
• Meget nemt at finde tidligere fakturaer i det elektroniske arkiv
• Tidsbesparelser i hele organisationen

”Vi har været meget tilfredse med forløbet i forbindelse med implementering af FakturaWorkFlow og INVOICES. Bredana har imødekommet alle de ønsker, vi havde - til en overkommelig pris,” siger Lillian Jensen.

”Medarbejderne fra Bredana er gode til at forstå det, brugerne siger. Processen har været effektiv. Vi har selv været med i den og er kommet med input til den endelige løsning undervejs,” siger Johannes Aa. Saugbjerg.