Få dine fakturaer via mail i pdf-format
Automatisk proces
Fra leverandør til kunde
Spar tid!
Håndtér dine PDF fakturaer uden besværlige postgange
Et miljøvenligt alternativ
- Intet papir
- Ingen udskrifter
- Ingen porto
- Ingen kuvertering
Anvend pdf-formatet til at elektronisere dine fakturaer. Du kan sende og modtage dine fakturaer som pdf-filer via mail – vi kalder det en e-faktura. Ved at bruge e-faktura undgår du transaktions- og lagringsomkostninger.
ReadSoft tilbyder en løsning, der er helt uden tilpasning af dine egne eller dine leverandørers eksisterende systemer. Din leverandør sender ganske enkelt e-fakturaen til dig som en pdf-fil via mail. Du modtager mailen og via ReadSofts software tolkes fakturaens data automatisk og overføres til dit forretningssystem i et elektronisk godkendelsesflow.
Ved at benytte e-faktura opnår du
En enklere dagligdag
Ikke mere jonglering med papir, post og konvolutter. Og til forskel fra andre e-fakturaformater er det nemt at se fakturaen på skærmen.
Hurtigere behandling
En pdf-faktura importeres direkte til dit forretningssystem. Pdf er et standardformat og kræver ingen teknisk tilpasning.
Besparelser
Ingen omkostninger til udpakning og scanning. Samtidig sparer din leverandør porto, papir, printning og forsendelse m.m.
Miljøbesparelser
Mindre papir og færre transporter reducerer belastningen på miljøet væsentligt.
Sådan fungerer det:
Afsenderen
De fleste økonomi- og faktureringssystemer kan i dag danne og afsende pdf-fakturaer via e-mail. Der skal blot bruges kundens e-mail-adresse, som erstatter den faktureringsadresse, der tidligere fandtes i debitorlisten.
Når du fakturerer og vælger "fakturaudskrift", sendes de fakturaer, som skal med posten, til printeren. Herefter skal de sorteres, lægges i konvolut og frankeres på sædvanlig vis. Fakturaer, der sendes som pdf via e-mail, sendes direkte uden yderligere manuel håndtering.
Modtageren
Alle kan modtage pdf-fakturaer i et e-mail-system og åbne dem med Adobe Acrobat Reader. For at du kan overføre fakturaoplysningerne til økonomisystemet og gøre dem tilgængelige for attestering og godkendelse i din organisation, er der dog behov for software, som kan fortolke og behandle dem.
ReadSoft INVOICES er vores løsning til tolkning af e-fakturaen, og vi tilbyder workflow-løsninger til elektronisk fakturabehandling – blandt andre integreret med SAP og Oracle E-Business Suite.
Der er store gevinster at hente ved at benytte e-faktura – det første naturlige trin mod en mere effektiv arbejdsgang og store udgiftsbesparelser.
Til dig, der tager dig af de elektroniske fakturaer i organisationen
Pdf-fakturaerne sendes til indbakken på den e-mail-adresse, du har sat op. INVOICES henter automatisk nye fakturaer, og ved fuldstændig tolkning sendes fakturaerne videre til attestering. De fakturaer, der ikke opnår fuld tolkning, standses af INVOICES (for eksempel hvis der mangler en reference), og skal verificeres i lighed med indscannede papirfakturaer. Alle pdf-fakturaer arkiveres automatisk i henhold til opstillede regler.
Passer til:
E-faktura via pdf passer til alle virksomheder, store som små. Netop fleksibiliteten og uafhængigheden af den anden part er en stor fordel.
Til forskel fra andre e-faktureringsløsninger, mærker man ikke de forandringer, der sker hos den anden part. Din leverandør kan opgradere eller udskifte sit økonomisystem, men det har du ingen anelse om, for pdf-fakturaerne sendes til dig på samme måde som tidligere - helt upåvirket at forandringer hos afsenderen.
Det eneste, nye leverandører har brug for, for at kunne sende e-fakturaer, er din e-mail-adresse. Du bevarer dermed fleksibiliteten ved valg af leverandør og investerer ikke teknisk i en relation, men kan vælge leverandør ud fra kommercielle vilkår som pris, leveringstid, osv.