DOCUMENTS
Lad computeren sortere dine indkommende dokumenter
DOCUMENTS automatiserer det tidskrævende arbejde med at sortere og indeksere dokumenter. Det eneste, du selv behøver at gøre, er at samle dine indgående dokumenter på papir eller i elektronisk form. Herefter gør DOCUMENTS resten.
Automatisk klassificering og indeksering betyder mere effektiv dokumentbehandling, hvilket giver hurtigere behandlingstid og reducer dine omkostninger.
Automatisk klassificering
ReadSofts DOCUMENTS analyserer hvert enkelt indgående dokument og afgør hvilken type, det er. Er det en faktura, en ordreformular, en skadesrapport, en kreditansøgning, en adresseændring eller noget helt andet? Softwaren samler derefter dokumenterne i grupper, for eksempel alle dokumenter, der hører til samme sag.
Indeksering sikrer, at dokumenterne kan findes igen
Efter at dokumenterne er blevet klassificerede, udtrækker DOCUMENTS nøgleinformation fra dokumenterne. Det kan være kontonumre, forsikringsnumre, navne, adresser og lignende. DOCUMENTS finder informationen automatisk, også hvis den befinder sig på forskellige steder i forskellige dokumenter.
Nøgleinformationen gemmes derefter i dit forretningssystem sammen med de klassificerede dokumenter. Dette betyder, at der kan søges i dokumenterne med de kriterier, du har valgt at indeksere.
Passer til
Virksomheder og organisationer, der behandler store dokumentmængder.
Med DOCUMENTS opnår du
Øget effektivitet
Hurtigere og mere konsekvent klassificering giver dine arbejdsprocesser et løft og øger dermed den samlede effekt.
Forbedret kontrol
Umiddelbar adgang til statusrapporter over hvem, der har gjort hvad. Det betyder bedre kontrol over kritiske informationsflows.
Forbedret arbejdsmiljø
Automatiser de besværlige processer og lad jeres personale koncentrere sig om opgavehåndtering i stedet for dokumentsortering.
Hjælp til at følge fastlagte regler
Du kan altid se nøjagtigt, hvad der er sket med det enkelte dokument, og følge nye internationale bestemmelser som SOX (the Sarbanes-Oxley Act).
Tekniske detaljer
Papir, fax, e-mail og pdf
DOCUMENTS kan ses som en tragt for alle dine indgående dokumenter. Uanset om de modtages som papir, fax, e-mail, pdf eller noget helt andet, behandles dokumenterne i de ønskede arbejdsflows.
DOCUMENTS læser dokumentet på samme måde som vi mennesker. Der ledes efter eksempler på logotyper, nøgleord og kombinationer af ord og udformning. Desuden kan løsningen anvende stregkoder for at afgøre, hvilken dokumenttype der er tale om, og hvilket system dokumentet skal afleveres til.
Et eksempel
En forsikringssag indeholder en standardformular, en skadesrapport og en police. DOCUMENTS fastslår dokumenttyper, kobler dokumenterne sammen og overfører informationerne til sagsbehandlingssystemet.
Da DOCUMENTS har identificeret nøgleinformationen, kobles dokumenterne automatisk til den rigtige sag, og der kan straks søges i dem i systemet. For sagsbehandleren betyder det, at alle arbejdselementer før færdiggørelse og indregistrering sker automatisk.
Bagefter kommer der billeder som bevis på skadens opståen samt et håndskrevet brev. Næste gang sagsbehandleren logger ind i sagsbehandlingssystemet, er den afsluttede sag tilgængelig i sin helhed.
Integration med andre systemer
Softwaren er bygget, så den kan integreres med andre systemer. Dataene fra DOCUMENTS overføres ganske enkelt til dit ERP-system, arkiv og/eller sagsbehandlingssystem.