Selvlærende teknologi
Da INVOICES automatisk lærer sig, hvor på fakturaen informationerne findes. og opbygger en vidensbase (Knowledge Base) for hver leverandør, bliver indlæsningen optimal.
Automatisk sorterede fakturaer
INVOICES holder rede på hvilke sider, der hører sammen, og sammenligner oplysninger fra fakturaerne med dit leverandørregister. Hvis du har flere juridiske enheder, som har ansvaret for betaling af fakturaer ("betalere"), sammenlignes de også.
Det betyder, at alle leverandøroplysninger bliver korrekte, at fakturaen kommer til den rigtige betaler, og ikke mindst at fakturaer fra ukendte leverandører ikke bare kan snige sig igennem.
Automatisk understøttelse af fakturaer fra mange forskellige lande
Der er flere forskellige ting, der adskiller fakturaer fra forskellige lande. Der er naturligvis sproget, men også momssatser og måden at opsætte en faktura på. INVOICES er forprogrammeret med de oplysninger, der er specielle for en række lande, i såkaldte landeprofiler. Når leverandøren er identificeret, er oprindelseslandet kendt. Med den korrekte landeprofil får man automatisk en meget høj fortolkningsgrad.
Varelinjer
INVOICES kan læse varelinjer (line items), hvilket muliggør automatisk sammenholdning med købsordrer. Den besparelse i tid og arbejde, som dette betyder, øger i væsentlig grad værdien af elektronisk fakturabehandling.
Automatisk kontrolregning af summer og momsbeløb
INVOICES kan gennemføre en række automatiske kontroller, for eksempel:
- At antal artikler gange stykprisen i varelinjer stemmer med delsummerne
- At totalsummen er blevet korrekt
- At momsen stemmer
- At sidste betalingsdag er rimelig
- Samt meget andet.
Hvis alt stemmer, kan fakturaen sendes videre, uden at den behøver at blive kontrolleret manuelt.
Personlige indbakker for hurtig og sikker verificering
Fakturaer, der ikke stemmer, sluses videre til manuel verificering. Her har hver operatør eller gruppe af operatører deres egen indbakke med de fakturaer, man gives kompetence til at behandle, og ingen andre. Dermed styres arbejdsflowet og arbejdsbelastningen, og uautoriseret indblik begrænses.